Diariolomake

WikiAkseli

Loikkaa: valikkoon, hakuun

Diariolomakkeen täyttöön vaikuttaa organisaatiokohtainen käytäntö riippuen siitä, käyttääkö organisaatio hankintaerien päänumeromallia vai diarionumerointia. Tästä riippuen täytetään joko Hankintaerät-kenttä tai Diarionumero-kenttä.

HANKINTAERÄT

Sarakkeisiin Esine, Kuva, Arkisto, Kirjasto ja Muu merkitään kyseisiin kokoelmiin kuuluvien hankintaerien päänumerot. Hankintaerien numerointijärjestelmä on organisaatiokohtainen. Kukin organisaatio voi tarkentaa ohjeistusta.

DIARIONUMERO

Diarionumero on organisaatioon lahjoitetun hankintaerän numero. Jokaisesta organisaatioon tulevasta objektilahjoituksesta tehdään luovutussopimus, jossa erälle annetaan diarionumero. Numero on sama jokaisella lahjoituserään kuuluvalla objektilla. Diarionumeroinnissa käytetään juoksevaa numeroa. Ohjelma tarjoaa oletuksena seuraavaa vapaata numeroa, mutta kenttään on mahdollista syöttää myös vapaavalintainen numero.

KOKOELMA ja UUSI KOKOELMA

Diarioinnin yhteydessä on mahdollista antaa hankintaerälle kokoelmanimi. Oikea kokoelmanimi valitaan alasvetovalikosta. Mikäli sopivaa vaihtoehtoa ei ole valmiina, valitaan ***Uusi kokoelma*** ja kirjoitetaan oikea kokoelmanimi alla olevaan Uusi kokoelma -kenttään.

LUOVUTUSPÄIVÄ

Merkitään hankintaerän luovutuspäivämäärä.

LUOVUTUSTAPA

Valitaan oikea vaihtoehto alasvetovalikosta.

HINTA

Mikäli hankintaerä on ostettu, merkitään ostohinta.

LUOVUTTAJA

Esim. Nimi: Sukunimi Etunimi Organisaation nimi

Yhteyshenkilö: Sukunimi Etunimi

Osoite: Kadunnimi 1 Kadunnimi 2

         	00010 Paikkakunta		00010 Paikkakunta
           	mahd. puhelinnumerot		mahd. puhelinnumerot

mahd. s-postiosoitteet mahd. s-postiosoitteet

Merkitään luovuttavan organisaation tai henkilön nimi (aineiston omistaja). Organisaation ollessa luovuttaja merkitään myös yhteyshenkilön nimi. Merkitään allekkain osoitetiedot ja tarvittaessa muut yhteystiedot, kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite.

LUOVUTUKSEN SISÄLTÖ

Luovutettu aineisto yksilöidään sopivalla tarkkuudella. Hankintaerän sisältö määritellään ranskalaisin viivoin. Arkisto- ja kirjastoaineisto luetellaan sopivalla tarkkuudella.

YHTEENSÄ

Kuhunkin sarakkeeseen kirjataan kyseisten objektien lukumäärä tai arvio siitä ja arkistoaineistosta yksiköiden (esim. hyllymetri, kotelo) lukumäärä. Käytetty yksikkö ilmoitetaan Luovutuksen sisältö -kohdassa.

KUVAUS

Tarvittaessa kuvaillaan vastaanotettua aineistoa.

ASIASANAT

Tarvittaessa asiasanoitetaan hankintaerä kokonaisuutena. Asiasanoja voi olla rajaton määrä, mutta hankintaerän osalta tulee keskittyä tärkeimpiin. Asiasana voi kuvata esineen laatua, aihepiiriä, sisältöä, kontekstia, ajankohtaa tms. Asiasanoina käytetään ontologiapalvelu KOKO:n asiasanoja ja organisaatioiden omia asiasanoja. Syötettäessä asiasanaa kenttään tarjoaa ohjelma ennakoivalla tekstisyötöllä mahdollisia asiasanoja. Ontologiapalvelun asiasanojen alla lukee KOKO ja organisaatioiden omien sanojen alla OMA. Järjestelmään on mahdollista syöttää myös edellä mainittuihin kuulumattomia asiasanoja, joiden yhteydessä lukee UUSI ASIASANA. Uusien asiasanojen syöttämistä tulee harkita tarkoin ja käyttää vain poikkeustapauksissa. Mikäli kentästä haluaa poistaa syöttämiään asiasanoja, kyseisen sana on ensin valittava kentästä ja tämän jälkeen klikattava ”poista valitut” –nappia. Kenttä täytetään aina.

LUOVUTUSEHDOT

Luovutusehdot-laatikossa on valmiina organisaatiokohtaiset luovutusehdot. Mikäli näitä ehtoja pitää muuttaa, tehdään laatikon tekstiin tarvittavat muutokset.

SIJAINTI JA VARASTO

Tarvittaessa merkitään hankintaerän varastosijainti. Yleensä hankintaerän objektit eivät sijaitse samassa paikassa, joten sijaintitiedot merkitään objektien luettelointitietoihin. Poikkeukselliset sijainnit voidaan merkitä tähän.

LISÄTIEDOT

Merkitään mahdolliset lisätiedot, esimerkiksi lahjoituserään liittyvät taustatiedot, hankintaerän yhteydet tallennushankkeisiin jne.

PAIKKA JA AIKA

Merkitään sopimuksen allekirjoittamiseen liittyvä paikkakunta ja päivämäärä.

LUOVUTTAJA

Merkitään luovuttajan nimi.

VASTAANOTTAJA

Merkitään luovutuksen vastaanottajan (museon henkilökunnan edustajan) nimi.

Henkilökohtaiset työkalut