Arkistolomake

WikiAkseli

Loikkaa: valikkoon, hakuun

ARKISTOYKSIKKÖNUMERO

Esim. D901:1 Merkitään arkistoyksikkönumero, joka voi koostua kirjain- ja numeromerkeistä sekä välimerkeistä. Merkkien määrää ei ole rajoitettu. Werstaalla arkistonumero muodostuu tunnuksesta D (= Diario), päänumerosta (=diarioerän numero), kaksoispisteestä ja alanumerosta (= arkistoyksikön numero hankintaerässä). Kenttä täytetään aina.

KOKOELMA

Kokoelmalle voi halutessaan antaa nimi. Oikea kokoelmanimi valitaan alasvetovalikosta. Kokoelman tulee olla diarioitu ennen objektin luettelointia, jotta kokoelman nimi löytyy luettelosta.

ARKISTON YHTEENVETO

Esim. Matti Meikäläisen arkisto: 1930–1931 tai Finlayson Oy:n arkisto: 1951–1973. Merkitään lyhyt yhteenveto koko arkistosta. Tarkka arkiston sisällysluettelo kirjataan diarioon. Yhteenvedosta tulee käydä ilmi arkiston rajavuodet ja koko arkiston määrä. Kenttä täytetään aina.

ARKISTONMUODOSTAJAT

Kerrotaan lyhyesti arkistonmuodostajan historiikki. Kenttä täytetään aina.

KUVAUS

Esim. - alaosaston toimintakertomukset 1981–1987 - säännöt 1980-luvulta - jäsenluettelot 1980–1989 Kirjataan arkistoyksikön sisältämät asiakirjatyypit. Aineisto erotellaan allekkain ranskalaisin viivoin kirjoittamalla esim. lehtiartikkeleiden otsikot ja päivämäärät tai kirjeiden kirjoittajat ja päivämäärät. Kenttä täytetään aina.

ASIAKIRJATYYPPI

Jos arkistoyksikössä on vain jotakin tiettyä asiakirjatyyppiä, valitaan alasvetovalikosta oikea vaihtoehto. Mikäli arkistoyksikkö sisältää useampia asiakirjatyyppejä, valitaan ”asiakirja” ja sen yllä olevaan Kuvaus-kenttään kirjataan asiakirjatyyppien tarkempi erittely.

ASIASANAT

Arkistoaineistoon voi liittyä rajaton määrä asiasanoja. Asiasanoina käytetään ontologiapalvelu KOKO:n asiasanoja ja organisaatioiden omia asiasanoja. Asiasanat kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella ja pääsääntöisesti monikkomuodossa. Asiasanoina käytetään ontologiapalvelu KOKO:n asiasanoja ja organisaatioiden omia asiasanoja. Syötettäessä asiasanaa kenttään tarjoaa ohjelma ennakoivalla tekstisyötöllä mahdollisia asiasanoja. Ontologiapalvelun asiasanojen alla lukee KOKO ja organisaatioiden omien sanojen alla OMA. Järjestelmään on mahdollista syöttää myös edellä mainittuihin kuulumattomia asiasanoja, joiden yhteydessä lukee UUSI ASIASANA. Uusien asiasanojen syöttämistä tulee harkita tarkoin ja käyttää vain poikkeustapauksissa. Mikäli kentästä haluaa poistaa syöttämiään asiasanoja, kyseisen sana on ensin valittava kentästä ja tämän jälkeen klikattava ”poista valitut” –nappia. Kenttä täytetään aina.

AJOITUS

esim. 1913–1915, 1917 Merkitään kyseisten tälle lomakkeelle luetteloitavien asiakirjojen rajavuodet, ei koko arkiston rajavuosia. Kenttä täytetään aina.

KÄYTTÖRAJOITUKSET

Merkitään aineiston käyttöä rajoittavat ehdot, sopimukset tai aineistoon liittyvät luottamukselliset tiedot sekä mahdollisesti käyttörajoituksen päättymispäivämäärä ja tutkimusluvan myöntäjän nimi.

SÄILYTYSYKSIKKÖ

Valitaan alasvetovalikosta säilytysyksikkö.

SIJOITUS

Merkitään aineiston säilytysyksikköön viittaava arkistonumero, arkistotila ja arkiston hyllynumero.

SUOJATUT LISÄTIEDOT

Merkitään lähteet, joista löytyy lisätietoa arkistoaineistosta tai arkistonmuodostajasta, tai muita mahdollisia lisätietoja.

LUETTELOINTIAIKA

Päivämäärä, jolloin tiedot on syötetty arkistolomakkeelle. Tallentuu automaattisesti.

NÄKYVYYSTASO

Valitaan kolmesta vaihtoehdosta sopivin. Oletustasona on julkinen web, jolloin kuva näkyy kaikille web-portaalin kautta. Mikäli kuvaa ei voida julkisesti esittää, mutta sitä voivat asiakkaat katsella tallentavan organisaation asiakaskoneilta, valitaan Tutkija II. Mikäli kuvaa voidaan näyttää vain tarkkaan rajatulle joukolle, valitaan Tutkija I.

JÄTÄ TIEDOT LUETTELOINTIPOHJAKSI

Mikäli halutaan luetteloida seuraavia kuvia samoilla perustiedoilla, rastitetaan tämä kohta jolloin tiedot säilyvät uutta kuvaa luetteloitaessa.

LUETTELOIJA

Kenttään kirjautuu automaattisesti sen henkilön nimi, joka on ensimmäisen kerran merkinnyt tietoja lomakkeelle. Tämän jälkeen tehdyistä viimeisistä muutoksista tulee merkintä kohtaan Muokattu.

ARKISTOLOMAKKEEN TIEDOT TALLENNETAAN KLIKKAAMALLA ”TALLENNA”-NAPPIA

Henkilökohtaiset työkalut